一、訂單獲取階段
客戶溝通與需求確認(rèn)
積極與客戶進(jìn)行溝通，通過電話、郵件、即時(shí)通訊工具或面對(duì)面拜訪等方式，了解客戶的詳細(xì)需求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、包裝方式等。例如，對(duì)于服裝制造企業(yè)，跟單業(yè)務(wù)員要確認(rèn)服裝的款式、尺碼、面料、顏色、圖案等細(xì)節(jié)。
耐心解答客戶的疑問，提供產(chǎn)品的相關(guān)信息，如產(chǎn)品的功能、優(yōu)勢(shì)、使用方法等，幫助客戶更好地了解產(chǎn)品，增強(qiáng)客戶對(duì)產(chǎn)品和企業(yè)的信任。
訂單接收與審核
接收客戶的訂單，無論是線上訂單系統(tǒng)中的訂單還是紙質(zhì)訂單，都要仔細(xì)核對(duì)訂單內(nèi)容。檢查訂單信息的完整性，確保沒有遺漏重要信息，如客戶聯(lián)系方式、收貨地址等。
對(duì)訂單的合理性和可行性進(jìn)行審核，確認(rèn)企業(yè)是否有能力按照客戶要求的時(shí)間、質(zhì)量和數(shù)量完成訂單。如果發(fā)現(xiàn)問題或不合理之處，及時(shí)與客戶溝通協(xié)商解決，避免后續(xù)出現(xiàn)無法履行訂單的情況。
二、訂單執(zhí)行階段
內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)
與企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)等部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。將訂單信息準(zhǔn)確傳達(dá)給生產(chǎn)部門，安排生產(chǎn)計(jì)劃；與采購(gòu)部門溝通原材料的采購(gòu)事宜，確保原材料的供應(yīng)能夠滿足生產(chǎn)進(jìn)度；同時(shí)協(xié)調(diào)倉(cāng)庫(kù)做好貨物的存儲(chǔ)和發(fā)貨準(zhǔn)備。
定期組織跨部門會(huì)議或通過工作群組分享訂單執(zhí)行進(jìn)度，解決各部門之間出現(xiàn)的問題和矛盾，保證訂單執(zhí)行的順暢。例如，當(dāng)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)原材料短缺問題時(shí)，跟單業(yè)務(wù)員需要協(xié)調(diào)采購(gòu)部門加快采購(gòu)進(jìn)度，并與生產(chǎn)部門協(xié)商是否調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。
生產(chǎn)跟蹤與質(zhì)量控制
密切跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，定期到生產(chǎn)車間了解生產(chǎn)實(shí)際情況，對(duì)照生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)z查生產(chǎn)任務(wù)的完成情況。如果生產(chǎn)進(jìn)度出現(xiàn)延遲，及時(shí)查找原因，如設(shè)備故障、人員不足、工藝調(diào)整等，并采取相應(yīng)的措施加以解決，如協(xié)調(diào)設(shè)備維修人員、調(diào)配其他車間人員支援、優(yōu)化工藝流程等。
協(xié)助質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，確保產(chǎn)品符合客戶要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在生產(chǎn)過程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題，如原材料缺陷、生產(chǎn)工藝問題導(dǎo)致的產(chǎn)品瑕疵等，避免不合格產(chǎn)品流入市場(chǎng)。對(duì)于質(zhì)量問題嚴(yán)重的訂單，要與客戶溝通協(xié)商解決方案，如返工、更換原材料等。
物流安排與跟蹤
根據(jù)訂單要求和產(chǎn)品特點(diǎn)，選擇合適的物流方式和物流供應(yīng)商。比較不同物流公司的價(jià)格、服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)輸時(shí)間等因素，做出最優(yōu)選擇。例如，對(duì)于急需的貨物可以選擇快遞公司，對(duì)于大宗貨物可以選擇物流公司運(yùn)輸。
安排貨物的包裝和運(yùn)輸，確保貨物在運(yùn)輸過程中的安全和完整。跟進(jìn)物流進(jìn)度，及時(shí)向客戶提供貨物運(yùn)輸信息，如發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、物流單號(hào)等，方便客戶做好收貨準(zhǔn)備。如果出現(xiàn)物流延誤等情況，及時(shí)與物流供應(yīng)商溝通，了解原因并采取措施，如改用其他物流方式或向客戶解釋情況并協(xié)商新的交貨時(shí)間。
三、訂單交付與售后階段
交付確認(rèn)與收款
在貨物送達(dá)客戶后，協(xié)助客戶進(jìn)行驗(yàn)收，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合訂單要求。及時(shí)處理客戶在驗(yàn)收過程中提出的問題，如數(shù)量短缺、質(zhì)量不符等，提供解決方案，如補(bǔ)貨、換貨、退款等。
按照企業(yè)規(guī)定的收款方式和時(shí)間，跟進(jìn)客戶的付款情況，及時(shí)提醒客戶付款。對(duì)于逾期未付款的客戶，積極與客戶溝通協(xié)商解決辦法，避免企業(yè)資金損失。
客戶反饋與售后服務(wù)
收集客戶的反饋意見，了解客戶對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度。對(duì)于客戶提出的改進(jìn)意見或建議，及時(shí)反饋給企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門，為企業(yè)的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。
協(xié)助售后部門處理客戶的售后問題，如產(chǎn)品維修、退換貨等。跟蹤售后問題的處理進(jìn)度，確保客戶的問題得到妥善解決，維護(hù)企業(yè)和客戶之間的良好關(guān)系。
四、其他工作
文檔管理
負(fù)責(zé)訂單相關(guān)文檔的整理和歸檔，包括訂單合同、生產(chǎn)計(jì)劃、物流單據(jù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。建立完善的訂單文檔管理系統(tǒng)，方便隨時(shí)查閱和調(diào)用，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的糾紛或?qū)徲?jì)等情況。
數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析
對(duì)跟單過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如訂單數(shù)量、銷售額、客戶滿意度、生產(chǎn)周期、物流成本等。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的問題和潛在的改進(jìn)機(jī)會(huì)，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。例如，通過分析不同客戶的訂單頻率和金額，可以為企業(yè)制定針對(duì)性的營(yíng)銷策略提供依據(jù)。