負(fù)責(zé)公司各類文件（包括但不限于質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、行政文件等）的收集、整理、編號、歸檔及保管工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。
對文件進(jìn)行定期審查與更新，跟蹤文件的修訂狀態(tài)，及時替換過期或失效文件，防止其在公司內(nèi)部誤用。
文件發(fā)放與回收
根據(jù)各部門需求，按照規(guī)定流程準(zhǔn)確發(fā)放文件，并做好發(fā)放記錄，確保相關(guān)人員能夠及時獲取所需文件。
負(fù)責(zé)過期或作廢文件的回收工作，對回收的文件進(jìn)行妥善處理，如銷毀或留存?zhèn)溆?，并記錄回收情況。
文件借閱管理
建立文件借閱制度，規(guī)范文件借閱流程。對借閱文件的人員、時間、期限等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，確保文件借閱過程可追溯。
跟進(jìn)借閱文件的歸還情況，及時提醒借閱人按時歸還，避免文件丟失或損壞。
文控流程優(yōu)化
協(xié)助完善公司文控體系，對現(xiàn)有的文件管理流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，提高文件管理效率和質(zhì)量。
識別文控工作中的問題與風(fēng)險，提出改進(jìn)措施并推動實施，確保文控工作符合公司發(fā)展需求。
數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表制作
定期統(tǒng)計文件管理相關(guān)數(shù)據(jù)，如文件數(shù)量、借閱次數(shù)、修訂頻率等，并制作相應(yīng)報表。
通過數(shù)據(jù)分析，為公司文件管理策略的制定提供支持，為管理層決策提供參考依據(jù)。
協(xié)助質(zhì)量管理
在質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中，配合質(zhì)量部門進(jìn)行文件方面的工作，如質(zhì)量記錄的管理、質(zhì)量體系文件的審核等。
確保質(zhì)量管理體系文件的有效執(zhí)行，為公司產(chǎn)品質(zhì)量的提升提供有力保障。
三、任職要求
教育背景：大專及以上學(xué)歷，行政管理、檔案管理、質(zhì)量管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
工作經(jīng)驗：具有 [X] 年以上制造工廠文控工作經(jīng)驗，熟悉制造行業(yè)文件管理特點和流程。
專業(yè)技能
熟練掌握辦公軟件（如 Word、Excel、PowerPoint）的操作，能夠運(yùn)用辦公軟件進(jìn)行高效的文件處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
熟悉文件管理系統(tǒng)（如 ERP 系統(tǒng)中的文控模塊）的操作，具備一定的信息化管理能力。
了解質(zhì)量管理體系（如 ISO9001 等）相關(guān)知識，能夠按照體系要求進(jìn)行文件管理工作。
素質(zhì)能力
具備較強(qiáng)的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，對文件管理工作有高度的敏感性，確保文件的安全性和保密性。
具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠與公司各部門進(jìn)行有效的溝通協(xié)作，及時解決文件管理過程中出現(xiàn)的問題。
具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和應(yīng)變能力，能夠快速掌握新知識、新技能，適應(yīng)公司不斷發(fā)展變化的文件管理需求。
有良好的時間管理能力和抗壓能力，能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成各項文控工作任務(wù)，確保工作的高效有序進(jìn)行。